Wat hebben we gedaan?

Iedereen binnen onze gemeente is verantwoordelijk voor een goede dienstverlening aan inwoners en ondernemers. We stellen een dienstverleningsbeleidsplan op. Hierin formuleren we onze ambities, (meetbare) doelen en daarbij horende resultaten zodat we de komende jaren onze dienstverlening steeds verder verbeteren. We voeren om de drie jaar een burgerpeiling uit om de tevredenheid van inwoners over onze gemeentelijke dienstverlening te meten. De uitkomsten van deze burgerpeiling nemen we mee in het opstellen en evalueren van het dienstverleningsbeleid.

Stand van zaken

Burgerpeiling is uitgevoerd in najaar 2023 en meegenomen in de herschreven visie op dienstverlening: 'Samen Sterker 2024-2028'. De herschreven visie is op 28 februari 2024 vastgesteld door de raad.

Inwoners kunnen zoveel mogelijk zaken digitaal en online regelen. Betrouwbaarheid en veiligheid staan daarbij voorop. We ondersteunen inwoners die minder digitaal vaardig zijn bij hun aanvraag. Persoonlijk contact blijft mogelijk. We bouwen digitale formulieren die waar nodig in te vullen zijn met DigiD, e-Herkenning of e-IDas. We implementeren de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer. Deze wet geeft inwoners het recht om hun zaken met de gemeente digitaal te regelen.

Stand van zaken

De Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) is uitgesteld tot 01-01-2025. Ondanks deze vertraging hebben we wel een start gemaakt met de inventarisatie van de te digitaliseren kanalen. Dit zal ook in het uitvoeringsprogramma dienstverlening aan bod komen.

Dat alle inwoners onze brieven, e-mails en de informatie op onze websites kunnen begrijpen vinden wij belangrijk. Documenten die online gedeeld worden zijn begrijpelijk geschreven. We trainen medewerkers hierin wanneer ze in dienst komen. We zorgen ervoor dat iedereen, ook bezoekers met een beperking, onze websites goed kunnen gebruiken omdat deze voldoen aan de meest recente richtlijnen voor digitale toegankelijkheid.

Stand van zaken

De opleidingen zijn geborgd in de Zevenaar Academie. De werkgroep Heldere Taal is opgestart. In de organisatie hebben we taalexperts gevonden. Zij helpen collega's met het schrijven van stukken en beoordelen uitgaande brieven.

Contact met de gemeente is prettig, open en duidelijk. We denken in oplossingen en vragen inwoners met ons mee te denken. We verplaatsen ons in de inwoner door ‘klantreizen’ te maken. In een klantreis interviewen we inwoners over hoe zij de contactmomenten met de gemeente hebben ervaren. We gebruiken de ervaringen van inwoners om onze werkprocessen klantgerichter in te richten.

Stand van zaken

Na goedkeuring van de visie gaan we nu aan de slag met het opstellen van een uitvoeringsprogramma. Klantgerichte werkprocessen is hierbij een van de speerpunten.

Participatie gaat over op welke manieren inwoners mogen meedenken en meepraten over onderwerpen en beleid in de gemeente. Participatie is een belangrijk thema voor onze bestuursperiode. Participatie is een rode draad in het coalitieakkoord en in dit collegeprogramma, maar ook onderwerp op de raadsagenda. In verschillende resultaten in dit collegeprogramma is participatie concreet benoemd, onder andere bij energietransitie (7.2.1), ruimtelijke plannen en wonen (8.2.3), invoering van de Omgevingswet (8.2.2) en openbare ruimte (5.6.5 en 8.2.3).
Wij brengen de verschillende initiatieven op het gebied van participatie samen in een uniforme werkwijze door hiervoor een programma participatie in te richten. We stellen hiervoor een toolbox samen. De middelen en methodes uit deze toolbox helpen medewerkers en inwoners om op een effectieve manier participatie in te zetten. We stellen een tijdelijke programmamanager aan om dit te realiseren.

Stand van zaken

De programmamanager participatie is verantwoordelijk voor het verder professionaliseren en structureel integreren van participatie binnen onze organisatie. Het is de bedoeling verder aan de slag te gaan met het uitrollen van de participatie, hoe en wanneer betrekken wij inwoners in het meedenken en meepraten over onderwerpen en beleid in de gemeente. De werving voor de vacature voor de tijdelijke programmamanager heeft niet geleid tot een match. Desondanks is er wel meer bewustzijn voor het thema burgerparticipatie en vragen wij aandacht voor de integrale benadering.  

Voorstel raad

We komen met een voorstel hoe we het thema participatie verder gaan vormgeven.

Het verbeteren van de bestuurlijke en ambtelijke werk- en omgangsvormen richt zich op verschillende dimensies. In de eerste plaats raakt dit het functioneren van de raad zelf. Daarnaast gaat het om de betrekkingen tussen het college en de raad. Verder is er het samenspel tussen het bestuur en de ambtelijke organisatie en tenslotte het samenspel met de samenleving. Van belang is dat men op een respectvolle manier met elkaar omgaat met ruimte voor eenieders mening en standpunt. Het debat wordt op een goede en toegankelijke manier gevoerd, het besluitvormingsproces is helder en duidelijk en men gunt elkaar een succes.

Raad en college moeten vanuit een duidelijke taakverdeling werken met een heldere rolverdeling in termen van opdrachtgever- en opdrachtnemersrol. Het college ondersteunt de raad bij het nemen van uitvoerbare besluiten en voert deze besluiten uit. Rolzuiverheid, verantwoording, evalueren en leren moeten structureel onderdeel zijn van het samenspel tussen raad en college.

De ambtelijke organisatie ondersteunt het college (en de raad) vanuit een integrale werkwijze en fungeert als antennefunctie voor het bestuur. Zij informeert het bestuur over belangrijke opgaven en urgente ontwikkelingen in de samenleving. In de doorontwikkeling van de ambtelijke organisatie hebben we de uitdaging om onze organisatie hierop nog beter in te richten en onze medewerkers daarvoor de goede uitrusting te geven.

Voor een goed samenspel met de samenleving is het van belang om samen op te trekken en zuiver te zijn over rolverdeling, taken en verantwoordelijkheden. Rond concrete maatschappelijke opgaven organiseren we samenwerking en bundelen we de krachten. Participatie vormt een rode draad in de aanpak van de ambities uit dit collegeprogramma.

Het verbeteren van de bestuurlijke en ambtelijke werk- en omgangsvormen is een proces van lange adem. Een allesomvattende aanpak is er eigenlijk niet. De bereidheid om te willen veranderen en het inzicht in de mogelijkheden en kansen om elkaar te versterken en te helpen, zijn de eerste stappen naar een verbeterde samenwerking. In de raadagenda wordt de verdere aanpak uitgewerkt.

Stand van zaken

Het verbeteren van de bestuurlijke en ambtelijke werk- en omgangsvormen blijft een lastig en veelzijdig thema. Zowel in de raad als aanverwante commissies die over het functioneren van de raad gaan, bijvoorbeeld het Presidium en de agendacommissie, wordt vaker gereflecteerd op het eigen handelen van de raad. Het behouden van rolzuiverheid is soms nog lastig en het is essentieel dat iedereen bereid is en blijft om te evalueren en te blijven leren. De commissievoorzitters, de burgemeester en de vice-voorzitter van de raad hebben een cursus gevolgd bij het Nederlands Debatinstituut. In navolging hierop heeft het Debatinstituut een vergaderscan uitgevoerd waarin gekeken is naar rolzuiverheid, debatvaardigheden en agendasetting. De scan is besproken en naast aanpassingen in de agenda van de raadsvergadering zal hier inhoudelijk vervolg aan worden gegeven door middel van trainingen in 2024.

In april is er een bijeenkomst geweest voor raads- en commissieleden waar men met elkaar heeft gesproken over de verdere invulling van de raadsagenda. Concrete werkafspraken naar aanleiding van deze bijeenkomst zijn na de zomer in werking getreden en de eerste Gespreksnota voor een onderwerp op de raadsagenda is in november 2023 in de commissie besproken. Het bijbehorende raadsvoorstel zal in het eerste kwartaal van 2024 behandeld worden. Op dezelfde bijeenkomst in april is ook met de raad gesproken over integriteit onder leiding van een externe begeleider.  

In september 2023 is het eerste politieke jaarverslag verschenen. In dit jaarverslag zijn alle werkzaamheden van de raad samengevat en inzichtelijk gemaakt. Ook dit is onderdeel van evaluatie en zorgt voor transparantie en reflectie.

In januari 2023 is een junior raadsadviseur aan het team van de griffie toegevoegd om meer handen en voeten te geven aan participatie en ervoor te zorgen dat de raad meer zichtbaar wordt in de samenleving. Door het wegvallen van de plaatsvervangend griffier op de griffie hebben de plannen voor een kinderraad en de uitwerking van een politiek actief cursus vertraging opgelopen. Omdat de vacature voor plaatsvervangend griffier eind 2023 is ingevuld, krijgen de plannen voor een kinderraad en de cursus politiek actief in 2024 inkleuring.   

Voorstel raad

In de raad en in de aanverwante commissies die over het functioneren van de raad gaan, zoals het Presidium en de agendacommissie, wordt vaker gereflecteerd op het eigen handelen en op de omgangsnormen van de raad.

Een goede interne beheersing is de basis voor een transparante en betrouwbare gemeente, die zijn doelstelling weet te realiseren en verantwoord omgaat met de middelen die zij beheert. We willen een (digitaal) toegankelijke, betrouwbare organisatie zijn waarbij veiligheid en zorg voor onze inwoners voorop staat. Om dit te kunnen realiseren moet de interne beheersing van onze bedrijfsvoeringsprocessen op orde zijn.

Wij zijn verantwoordelijk voor het in kaart brengen van de risico’s en moeten daar adequate maatregelen voor inrichten. Hiervoor is concernbreed aandacht, ook waar het gaat om de beschikbare capaciteit om de uitvoering van de bestuurlijke ambities te realiseren vanuit alle domeinen (fysiek, sociaal en bedrijfsvoering). Dit is een belangrijke randvoorwaarde voor het behalen van de doelen in het coalitieakkoord en dit collegeprogramma.

Wij leggen verantwoording af aan de raad over de kwaliteit van de interne beheersing in de paragraaf bedrijfsvoering van de documenten uit de planning en controlcyclus. Daar gaan we in op de kwaliteit van de interne beheersing met specifieke aandacht voor onderwerpen als rechtmatigheid, privacy en informatieveiligheid. Met name ook de verwachte toename van het aantal cyberincidenten de komende jaren, vereist dat cybersecurity integraal onderdeel moet zijn binnen onze processen. We blijven dan ook investeren in het veilig inrichten van onze bedrijfsvoeringsprocessen en zorgen voor bewustwording bij onze medewerkers.

Ter ondersteuning hiervan starten we met de doorontwikkeling van meetlatten en (beleids)indicatoren om de effectiviteit van beleid beter te kunnen meten.

Stand van zaken

In deze jaarstukken is voor de eerste keer een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. In de paragraaf bedrijfsvoering is een toelichting op de geconstateerde fouten en de constateringen ten aanzien van de interne beheersing opgenomen.

De raad heeft eind 2020 het Integraal Accommodatieplan (IAP) voor gemeentelijk vastgoed vastgesteld. Dit is een strategisch plan dat aangeeft welke gemeentelijke accommodaties wij willen behouden en welke wij op termijn willen afstoten. Ook geeft het plan aan voor welke maatschappelijke doelgroepen wij in principe huisvesting aanbieden en voor welke functies. De beleidskaders worden elke vier jaar opnieuw onder de loep genomen om rekeningen te kunnen houden met actuele ontwikkelingen en inzichten. Specifieke aandachtspunten bij de herijking van het IAP zijn verduurzaming en het beoordelen of leegstaande gemeentelijke panden een nieuwe functie kunnen krijgen in de buurt, wijk of het dorp bij voorkeur in combinatie met wonen.

Stand van zaken

Moet nog beginnen, herijking vindt plaats in 2025.

Om de lokale economie te stimuleren, zetten we in op het gebruik van lokale producten. Dit geldt ook voor lokale diensten. In verband met de complexiteit van inkoop en aanbesteding en de toenemende aandacht vanuit rechtmatigheid is het noodzakelijk om voor dit onderwerp vol aandacht te hebben. Dit thema – en ook social return en duurzaamheid - komt nadrukkelijk aan bod bij het herijken van ons inkoopbeleid. Tevens positioneren we de inkoopfunctie zodanig dat deze past bij de huidige ambitie van de organisatie en het bestuur.

Stand van zaken

Het proces om inkoop lokaal te organiseren loopt, echter is er een sterke afhankelijkheid van de SDL. De SDL neemt haar tijd om de ontvlechting te organiseren en mogelijkheden te verkennen in samenwerking met 1stroom. Het doel van Zevenaar is om 1 juli 2024 inkoop lokaal georganiseerd te hebben.

Voorstel raad

De noodzaak voor snelle afhandeling van het verzoek om inkoop te ontvlechten bij de SDL voor gemeente Zevenaar is meermaals bij de SDL aangegeven. SDL begrijpt de noodzaak en is het proces om te komen tot ontvlechting van inkoop aan het voorbereiden. Vooralsnog hanteren wij de datum van 1 juli 2024 als richting.

Er is sprake van een aanhoudende krapte op de arbeidsmarkt. We willen ook nu in staat blijven om (nieuwe) medewerkers aan te trekken, te boeien, te binden en te behouden. We vinden het belangrijk dat alle medewerkers volledig zichzelf kunnen zijn, dat iedereen erbij hoort en dat iedereen dat ook zo voelt. Daarin geven we zelf het goede voorbeeld.

Wij nemen maatregelen die zijn gericht op het faciliteren van groei in de professionele en persoonlijke ontwikkeling van onze medewerkers. Daarnaast richten we ons op het kunnen bieden van moderne marktconforme arbeidsvoorwaardelijke ontwikkelingen en aandacht voor diversiteit en inclusiviteit. Deze maatregelen vragen om een meer centrale aanpak.

We investeren in centrale regievoering op werving en selectie, het opleiden en begeleiden van medewerkers en de aanpassing van de arbeidsvoorwaarden. Dit heeft een tweeledig doel. Allereerst richten we ons op ontwikkeling en behoud van onze huidige medewerkers. Daarnaast willen we ook een gezonde instroom in ons personeelsbestand. We zien landelijk dat medewerkers steeds meer betekenisvol werk zoeken. Als gemeente kunnen we dit gezien onze maatschappelijke taak zeker bieden.

Door de krapte op de arbeidsmarkt is het aantrekken van ervaren ervaren medewerkers steeds uitdagender. We willen door het inzetten van traineeships, stages en ontwikkelfuncties als werkgever aantrekkelijker worden voor de jongere generatie. We investeren daarbij in opleiding en begeleiding van deze doelgroep naar ervaren medewerkers.

Stand van zaken

In het kader van aantrekkelijk arbeidsvoorwaarden geldt sinds 1 mei 2023 een regeling voor reiskosten woon- werkverkeer. Daarnaast is het Individueel Keuze Budget (IKB) verruimd.
In de regelingen is rekening gehouden met duurzaamheid, duurzame inzetbaarheid van medewerkers (vitaliteit) en met onderscheidend vermogen ten opzichte van andere organisaties in de regio.
In juli 2023 is "Diversiteitsbeleid gemeente Zevenaar" opgesteld met daarin onze visie op diversiteit en inclusiviteit. Op basis hiervan starten we met trainingen voor bewustwording.
In het kader van werving en selectie is een "Werken bij de gemeente Zevenaar" pagina gelanceerd waarop wij ons als aantrekkelijk werkgever presenteren. Op deze landingspagina kunnen geïnteresseerden zien waar wij als werkgever voor staan en wat het zo aantrekkelijk maakt om te werken bij de gemeente Zevenaar. Medewerkers en afdelingen presenteren zich hier en uiteraard vinden ze daar ook onze vacatures. Voor het werven van trainees sluiten we aan bij diverse programma’s van het regionale netwerk Werken in Gelderland. Zo is al een aantal trainees geplaatst binnen onze organisatie.

Het uitgangspunt hierbij is dat er aansluiting is op de visie en missie van de organisatie. Het doel van het strategisch personeelsbeleid is om ondersteunend te zijn aan het realiseren van doelstellingen (beleidsmatig en organisatorisch) door adequate inzet van personeel en organisatie. Het stapsgewijs toewerken naar een vernieuwd strategisch personeelsbeleid stelt ons in staat om in te spelen op veranderingen in de toekomst. Na de herindeling in 2018 zijn we vooral bezig geweest met consolideren en de basis van de organisatie op orde brengen. We willen nu meer gaan kijken naar veranderingen in de samenleving, maatschappelijke opgaven, nieuwe taken en de arbeidsmarkt. We brengen op basis daarvan kansen en uitdagingen in beeld.

Door dit anticiperend inzicht kunnen we tijdig interventies in gang zetten om de organisatie wendbaar te houden. Bijvoorbeeld door:

• Arbeidsmarktcommunicatie.
• Doorontwikkeling van de Zevenaar Academie.
• Beleid voor duurzame inzetbaarheid.
• Verhogen van digitale vaardigheden.
• Datagedreven werken.
• Digitalisering, automatisering en robotisering.
• Aanpassing van arbeidsvoorwaarden.
• Aansluiting beschikbare formatie t.o.v. uitvoeringsvraag borgen (m.n. binnen fysiek en sociaal domein).

Een onderdeel van het strategisch personeelsbeleid is het opmaken van een strategische personeelsplanning. Op basis van de opgedane inzichten inventariseren we welke competenties noodzakelijk zijn om de doelstellingen en ambities van bestuur en organisatie te realiseren. We brengen kwantitatief en kwalitatief in beeld wat de huidige situatie is en waar we naar toe willen groeien. Wij houden daarbij rekening met de te verwachten competenties als gevolg van de ambities zoals deze in het coalitieakkoord zijn opgenomen. Wij sturen op het (verplicht) ontwikkelen en bijhouden van (dienstverlenings)competenties, schriftelijke en mondelinge communicatie en vakinhoudelijke kennis en competenties.

Stand van zaken

In het kader van strategisch personeelsplanning zijn de interne en externe ontwikkelingen in beeld gebracht. Er heeft een kwantitatieve analyse plaatsgevonden op het huidige personeelsbestand. Hiermee is onze in-, door-  en uitstroom in beeld.
De vervolgstap is dat we een bredere kwalitatieve analyse maken op basis van de benodigde competenties. Op basis van de data vanuit de kwantitatieve analyse en de bredere kwalitatieve analyse, wordt strategisch personeelsbeleid ontwikkeld voor de komende jaren. Deze voeren we na de ingezette organisatieontwikkeling uit.

Ten aanzien van arbeidsmarktcommunicatie is de “Werken bij de gemeente Zevenaar" pagina gelanceerd waarop wij ons als werkgever presenteren. Hierop plaatsen we onze vacatures maar vullen deze ook verder aan met testimonials en video’s waarmee geïnteresseerden zich een goed beeld kunnen vormen van de diversiteit aan functies en werkzaamheden binnen gemeente Zevenaar.
Met de Zevenaar Academie zijn verdere stappen gezet door leerpaden op te nemen waarmee medewerkers die nieuw bij ons in dienst komen snel hun weg kunnen vinden binnen onze organisatie. Maar ook door specifiek inhoudelijke trainingen aan te bieden voor bijvoorbeeld de medewerkers van Publiekszaken.
Verder is een belangrijke ontwikkeling dat het digitale werken toeneemt. Dit vraagt wat van onze medewerkers. We vinden het belangrijk dat zij digitaal vaardig zijn. Om dit te bepalen heeft er een nul-meting plaatsgevonden van het huidige niveau en de leerbehoeften. Op basis van deze resultaten biedt de Zevenaar Academie een passend leeraanbod.
Wat betreft de aanpassing van onze arbeidsvoorwaarden: sinds 1 mei 2023 geldt een regeling voor reiskosten woon- werkverkeer. Daarnaast is het Individueel Keuze Budget (IKB) verruimd.

Voorstel raad

Op basis van de domeinplannen wordt gestart met een kwalitatieve analyse.

We leven in een informatiesamenleving. Dit zien we onder meer aan de razendsnelle ontwikkeling van ICT. Om deze ontwikkeling bij te kunnen houden, moeten we in staat zijn om snel en flexibel te handelen. Hiervoor hebben we informatiekundige kennis in eigen huis nodig, maar ook partners om ons heen die mee kunnen gaan in de veranderende vraag.

RID de Liemers is een belangrijke partner als uitvoeringsorganisatie. In Liemers verband stellen we een toekomstvisie voor RID de Liemers op. Hierin wordt ook duidelijk of de RID robuust genoeg is om de toekomst met vertrouwen tegemoet te zien. In het uitwerken van de opdracht betrekken we medewerkers, directie, gemeentesecretarissen en bestuurders van de verschillende organisaties.

Stand van zaken

Er heeft een onderzoek plaatsgevonden naar de robuustheid van de ICT samenwerking. Hieruit is geconcludeerd dat de samenwerking in de huidige vorm, met daarbij een stevige impuls in financiële middelen, personele capaciteit en professionaliteit, het meest optimale scenario is. Om hiertoe te komen is een I&A visie en strategie opgesteld. Deze zal, inclusief de benodigde financiële middelen voor realisatie, in 2024 aan de gemeenteraden van de drie gemeenten worden voorgelegd.

Voorstel raad

Wij stellen voor het jaar gereed van dit resultaat aan te passen naar 2024.

Het tempo van de digitale transitie is ook binnen onze organisatie de laatste tijd versneld. We willen daarmee meer en beter inspelen op digitale ontwikkelingen in de maatschappij en economie. Als meest nabije overheid hebben we de zorg voor inwoners die zich minder of niet redden in dit digitale tijdperk. Daarnaast zijn we scherp op privacy en informatieveiligheid. Dit is het fundament voor onze kijk op het gebied van digitalisering. We willen de veranderkracht van digitalisering verder te benutten.

Het ontwikkelen van een datastrategie is een prioriteit. In deze strategie worden onder andere datamanagement, governance, beveiliging en bewustwording (bijvoorbeeld rondom het werken met algoritmen) aangestipt. We werken toe naar het kunnen analyseren van trends met data om vooruit te kunnen kijken. Daarvoor moet eerst de basis op orde zijn. Die basis wordt gelegd in deze collegeperiode. We voeren diverse experimenten uit. Bij succesvolle resultaten rollen we deze verder uit.

Aan het einde van de collegeperiode is het goed kunnen analyseren van data ter beoordeling van beleid steeds vaker een dagelijkse gang van zaken. Het verbreedt onze kennis uit en over onze omgeving.
We halen data uit onze systemen en tonen deze in verschillende dashboards. Bijvoorbeeld op het gebied van bereikbaarheid, wachttijden en doorlooptijden van onze dienstverlening. Het dashboard maakt zichtbaar waar we met de dienstverlening staan en waar verbeterkansen liggen. Op basis hiervan stellen we doelen voor verdere verbetering.

Stand van zaken

Als samenleving willen en kunnen we steeds meer met data. Niet in de laatste plaats door de mogelijkheden en het gemak die technologieën ons in het dagelijks leven bieden. Ook als gemeente willen we met data-analyses beter kunnen sturen, resultaten meten en werkprocessen verbeteren. In het verslagjaar is de datastrategie tot stand gekomen. Daarbij werken we verder vanuit twee ambitielijnen, te weten het leren van en met data en het datagedreven werken systematischer aanpakken.  
Zichtbaar voor inwoners, bedrijven en instellingen is het overzicht "Zevenaar in cijfers". Dat is opgenomen op onze website. Het bevat veel informatie over de gemeente.
Veel medewerkers lopen het leerpad “Wondere Wereld van Data”. Hiermee wordt het werken met data steeds meer een onderdeel van de digivaardige medewerker.
Tenslotte komen er steeds meer dashboards voor het sociale, fysieke en bedrijfsvoeringsdomein. Denk dan aan (Omgevings)vergunningen, belastingen, basisregistraties en dienstverlening. Daardoor kan de organisatie meer grip op werkprocessen krijgen. Het zorgt er ook voor dat we via gestructureerde data meer inzicht krijgen in maatschappelijke en ruimtelijke ontwikkelingen en hier beter op in kunnen spelen met ons beleid.

Inwoners moeten zoveel mogelijk zaken digitaal, online kunnen regelen. Betrouwbaarheid en veiligheid staan daarbij voorop. Voor wie dit lastig is, blijft persoonlijk contact mogelijk.
Digitalisering van onze dienstverlening en een efficiënt werkende gemeente vragen om goed georganiseerde informatievoorziening. Maar informatievoorziening is meer dan dat, want het is ook een randvoorwaarde voor het behalen van maatschappelijke doelen. De realisatie van de digitale transformatie van de gemeente Zevenaar gaat gepaard met een goede centraal georganiseerde informatievoorziening op het gebied van het functioneel beheer van de gemeentelijke applicaties.

Stand van zaken

De gestelde doelen voor 2023 zijn behaald. We zijn begonnen met een trainingsprogramma voor onze functioneel beheerders. Er is een functioneel beheerder gestart voor een aantal generieke applicaties. Hierdoor hebben we al meerdere kwaliteitsverbeteringen doorgevoerd. Er is een coördinator informatievoorziening (IV) gestart voor één dag in de week, die het ontwikkeltraject begeleidt en ondersteunt.

Onze manier van werken willen we blijven verbeteren. Belangrijk element daarbij is dat we goed zorg hebben voor de (digitale) documenten die we in huis hebben. We werken systematisch aan het verder op orde en in control brengen van het (digitaal) informatiebeheer. Dit doen we tijdens deze bestuursperiode op basis van een informatiebeheerplan (2023) en met een kwaliteitssysteem informatiebeheer. Belangrijk onderdeel is de zorg voor informatie in vakapplicaties. Daarnaast bereiden we ons voor en sluiten we aan op een e-depot, waarin het opslaan van informatie en het garanderen van de houdbaarheid van deze digitale informatie voor langere tijd is ingericht.

Stand van zaken

De gemeente werkt aan het verbeteren van het informatiebeheer. In het verslagjaar zijn verschillende stappen genomen, waarbij de invoering van de zogenoemde iNavigator een belangrijk onderdeel is. In dit informatiebeheerplan is vastgelegd welke informatie er binnen de organisatie "rondgaat" in de werkprocessen en applicaties. Dit heeft geleid tot het benutten van meer verschillende zaaktypen. Ook is gestart met het onderzoeken van de mogelijkheden voor decentraal archiveren en "archiving by design". Het adviesrapport hierover is in concept gereed. Verder is een eerste stap gezet naar een kwaliteitszorgsysteem voor informatiebeheer met een PDCA-cyclus om continu de kwaliteit van informatiestromen te verbeteren. Tenslotte zijn zaakdossiers completer gemaakt en zijn metadata in ons zaaksysteem JOIN verbeterd, wat ook nodig is voor de aansluiting op het e-depot.

Een open cultuur vinden wij belangrijk, we willen duidelijk zijn in wat we doen en waarom.

De invoering van de Wet open overheid faciliteert dit:

• We voeren een analyse uit om te bepalen wat de impact is van de Woo op de gehele organisatie.
• We stellen een strategie op voor het uitvoeren van de Woo, waarin onder andere ambitieniveau, communicatiewijze (intern en extern) en participatie aan bod komen.
• Wij voeren actieve openbaarmaking in (het online publiceren van minstens de 11 aangewezen informatiecategorieën: wet- en regelgeving, organisatiegegevens, raadsstukken, bestuursstukken, stukken van adviescolleges, convenanten, jaarplannen en -verslagen, Wob/Woo-verzoeken, onderzoeken, beschikkingen, klachten). Hierbij houden we de landelijke planning aan.

De aanpak richt zich daarnaast op de gemeentelijke systemen (o.a. aanschaf van software), cultuur (o.a. trainen medewerkers) en het op orde brengen van de informatiehuishouding (o.a. vastleggen van meta-gegevens bij te bewaren documenten).

Stand van zaken

• Impactanalyse: Bij de start van het werkteam Woo wilden we een analyse van de impact van de Woo op de hele organisatie uitvoeren. Deze impact blijkt lastig in te schatten, onder andere omdat de landelijke definities van de te publiceren documenten nog steeds niet volledig bekend zijn. Daarom voeren we geen analyse meer uit over de hele organisatie, maar bekijken we de impact per nieuwe te publiceren informatiecategorie.
• Ambitieniveau: Het ambitieniveau ('basis en waar mogelijk meer) is in januari 2023 vastgesteld door het college en geeft richting aan ons handelen. Daarom is bijvoorbeeld de informatiecategorie 'convenanten' al online te vinden, in lijn met de inspanningsverplichting die we als gemeente hebben, maar vooruitlopend op het Koninklijk Besluit.
• Actieve openbaarmaking: we publiceren steeds meer categorieën documenten. Online zijn inmiddels te vinden: wet- en regelgeving, organisatiegegevens, raadsstukken, convenanten, jaarplannen en -verslagen en de Wob/Woo-verzoeken.

Een uitgebreide toelichting op de behandeling van Woo-verzoeken en de verbetering van onze informatiehuishouding is te vinden in de openbaarheidsparagraaf.

In ons financieel beleid is het uitgangspunt: een structureel en reëel sluitende (meerjaren)begroting en voldoende weerstandsvermogen. Wij geven uitvoering aan de planning- en controlcyclus (P&C-cyclus) door het opstellen van een kadernota, begroting, voortgangsrapportages en jaarstukken. De beschikbare middelen zijn integraal afgewogen bij de kadernota en de begroting. We blijven de P&C-cyclus doorontwikkelen.

Stand van zaken

De planning- en control cyclus (P&C cyclus) bestaat uit de kadernota, meerjarenbegroting, twee voortgangsrapportages en de jaarrekening. Wij hebben de P&C cyclus volgens plan doorlopen. Alle planning- en controldocumenten zijn door uw raad vastgesteld. In de tweede voortgangsrapportage 2023 en de meerjarenbegroting 2024-2027 hebben wij maatregelen (Vervolgtraject kadernota) opgenomen om te komen tot een reëel sluitende meerjarenbegroting 2024-2027.

De lokale lasten voor inwoners, ondernemers en verenigingen houden wij zo laag mogelijk. De lokale belastingen vormen een belangrijk deel (grofweg 20%) van de inkomsten van de gemeente. In de wet staat aangegeven welke belastingen een gemeente mag heffen. De gemeenteraad besluit tot het invoeren, wijzigen of afschaffen van belastingen. We groeien mee met de landelijke impulsen met betrekking tot sociaal invorderen en de basisregistraties WOZ en BAG.

De komende periode zetten we in op het volgende:

• Een modern en actueel lokaal belastinginstrumentarium.
• Afschaffen van de hondenbelasting.
• Afschaffen van de vermakelijkheidsretributie als een bijdrage voor gebruikmaking van gemeentelijke voorzieningen door grote commerciële evenementen is geborgd.
• Wijzigen van het tarief van de precariobelasting op terrassen naar het niveau van belastingjaar 2019.
• Bij bestemmingsheffingen en retributies heffen wij in principe 100% kostendekkende tarieven (m.u.v. de marktgelden en lijkbezorgingsrechten).
• Alhoewel de toeristenbelasting een algemene belasting is, zetten wij deze inkomsten in voor recreatie en toerisme.
• Onze basisregistraties WOZ en BAG voldoen aan de landelijk complexer wordende kwaliteitseisen; dat ook met het oog op de Samenhangende objectenregistratie (SOR) die ingevoerd gaat worden.
• Wij hebben een sociaal invorderingsbeleid met ruimte voor maatwerk.
• Moderniseren van onze digitale belastingbalie. Zo kunnen onze inwoners op een gebruiksvriendelijke manier belastingzaken raadplegen en regelen.

• Een modern en actueel lokaal belastinginstrumentarium is een continu proces.
• Afschaffen van de hondenbelasting is gerealiseerd.
• Afschaffen van de vermakelijkheidsretributie is gerealiseerd.
• Wijzigen van het tarief van de precariobelasting op terrassen naar het niveau van belastingjaar 2019 is gerealiseerd.
• Realisatie van 100% kostendekkende tarieven bij bestemmingsheffingen en retributies (m.u.v. de marktgelden en lijkbezorgingsrechten).
• Realisatie van het inzetten van de toeristenbelasting voor recreatie en toerisme.
• Onze basisregistraties WOZ en BAG voldoen aan de landelijk complexer wordende kwaliteitseisen; dit ook met het oog op de Samenhangende objectenregistratie (SOR) die ingevoerd gaat worden. Dit is een continu proces.
• Wij hebben een sociaal invorderingsbeleid met ruimte voor maatwerk. Dit is een continu proces.
• Moderniseren van onze digitale belastingbalie. Zo kunnen onze inwoners op een gebruiksvriendelijke manier belastingzaken raadplegen en regelen. Dit is een continu proces.

De Euregio Rijn-Waal heeft als belangrijkste doel de grensoverschrijdende samenwerking op het gebied van economie en maatschappij te verbeteren en te intensiveren. De Euregio Rijn-Waal brengt partners bij elkaar om gezamenlijke initiatieven te starten en zo gebruik te maken van synergie-effecten.

De Groene Metropoolregio Arnhem-Nijmegen is de opvolger van de regio Arnhem-Nijmegen en is op 1 januari 2021 van start gegaan. De regio staat voor de uitdaging hoe om te gaan met groei van wonen, werken en mobiliteit, zodat wij een balans kunnen vinden tussen levendige stedelijkheid en ontspannen leefkwaliteit.

Samenwerking De Liemers is een samenwerkingsverband van Liemerse gemeenten op gebied van ICT, inkoop en werk en inkomen.

Het Streekarchivariaat heeft als doel het beheren van de archiefbescheiden van de deelnemende gemeenten conform de Archiefwet 1995.

De primaire taak van Alliander is het onderhouden en beheren van de elektriciteits- en gas(distributie)netten in het verzorgingsgebied. Deze taken zijn wettelijk bepaald omdat de maatschappij sterk afhankelijk is van een betrouwbare aanvoer van (duurzame) energie.

De BNG is de bank van en voor overheden en instellingen voor het maatschappelijk belang. De bank financiert sinds 1914 de publieke sector. De bank draagt duurzaam bij aan het laag houden van de kosten van maatschappelijke voorzieningen voor de burger.

Waarborgen van de kwaliteit en levering van drinkwater.

Beleidsindicatoren

De beleidsindicatoren van dit programma (apparaatskosten, bezetting, externe inhuur, formatie en overhead) zijn niet opgenomen op waarstaatjegemeente.nl. Daarom zijn niet alle waardes gevuld.
De apparaatskosten zijn becijferd door een totaaltelling van salarissen, inhuur, P&O, Huisvesting, Intern Beheer en I&A.  Het verschil met de begroting zit in hogere salaris- en inhuurlasten. Wordt uitgedrukt in € per inwoner.

De huidige bezetting bedraagt 320 fte, uitgedrukt per 1.000 inwoners is dat 7,11. De bezetting met eigen medewerkers is ten opzichte van het cijfer in de begroting toegenomen. Dit houdt verband met uitbreiding van de formatie, met name in het sociaal domein, zoals gehonoreerd in de meerjarenbegroting 2023-2026.  

Het gaat hier om de totale inhuur als % van de loonsom. De inhuur is inclusief inhuur ten laste van projecten, grex, investeringen en inclusief inhuur wegens ziekte. De externe inhuur is als gevolg van inhuur op projecten en vacatures in de reguliere formatie hoger dan ons streefcijfer in de begroting. In de huidige krappe arbeidsmarkt is het lastig om personeel aan te trekken. Om het werk toch gedaan te krijgen, zijn we genoodzaakt externe inhuur in te zetten. In verband met het tijdelijke karakter van projecten zetten wij tijdelijke capaciteit (lees: inhuur derden) in op projecten. De verhouding tussen externe inhuur en de loonsom van eigen medewerkers is in 2023 verder uiteen gelopen. Dit leidt tot een hoger percentage.

De vastgestelde formatie per 31-12-2023 is 373 fte. Dit is inclusief nieuw toegekende formatie voor de uitvoering van het collegeprogramma 2022-2026. In deze indicator wordt de formatie uitgerekend per 1.000 inwoners. Afhankelijk van veranderingen en ontwikkelingen in het takenpakket van gemeenten in de nabije toekomst kan deze indicator wijzigen. In de begroting 2023 was de formatie opgenomen exclusief de nieuw aangevraagde formatie voor het collegeprogramma.

Het totaal van de loonkosten, kosten van ICT, P&O, facilitaire zaken, huisvesting en overige overhead wordt uitgedrukt in een % van de totale lasten.
De berekening van overhead sluit aan bij het taakveld 0.4 overhead.
Gelet op diverse organisatorische en externe ontwikkelingen zoals datasturing en organisatieontwikkeling zien wij ten opzichte van het cijfer in de begroting een stijging van de overhead. Dit betreft ook de kosten van informatisering & automatisering, gehonoreerde uitbreiding van formatie. en inhuur van teammanagement in het sociaal domein.