Bedrijfsvoering

Vanaf 2023 is het college verplicht om een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen in de jaarstukken. Het doel van de rechtmatigheidsverantwoording is een verbetering in de interne beheersing te realiseren. Door de verplichting om over de financiële rechtmatigheid te rapporteren moeten verschillende onderdelen van de beheersing worden verstevigd. Financiële rechtmatigheid is een element in de procesbeheersing, waar gedurende het proces (1ste lijns) en achteraf (3de lijns) controle op en verantwoording over moet worden ingeregeld.

Organisatieontwikkeling
De organisatieontwikkeling is een onderdeel die een verbetering moet realiseren in de beheersing van de organisatie. Doordat de eerstelijnsrollen beter worden verdeeld kan de inrichting, sturing en verantwoording beter worden vorm gegeven.

Businesscontrol
In de tweede lijn hebben we formatief één functionaris beschikbaar. Deze functionaris ondersteunt het sociaal domein met het realiseren van verbeteringen op het gebied van control. De concerncontroller ondersteunt de andere twee domeinen op dit gebied.

Verbijzonderde interne controle
De gemeente heeft 1 fte formatie op de verbijzonderde interne controle. De functionaris die de verbijzonderde interne controle uitvoert is verantwoordelijk voor het vaststellen of in alle relevante processen de financiële rechtmatigheid wordt geborgd en geeft een onafhankelijk oordeel over de naleving. Per kwartaal wordt een rapportage opgesteld.

Belangrijkste bevindingen
De verbijzonderde interne controle geeft in zijn rapportages inzicht in de belangrijkste aandachtspunten ten aanzien van de interne beheersing. De hoofdbevinding is samengevat dat administratieve zorgvuldigheid, het juist registreren van relevante informatie en het zichtbaar maken van procescontroles verbetering behoeven. Deze aspecten zorgen er nu voor dat het uitvoeren van de controles en het rapporteren veel tijd kosten.

Auditcommissie en raad
De auditcommissie is de afgelopen jaren uitvoerig meegenomen in de ontwikkelingen in wet -en regelgeving, de controle en verantwoording. Dit ook in samenhang met de rapportages die worden opgesteld door de accountant. In februari 2024 zijn de resultaten en inzichten uit de controles met de auditcommissie gedeeld. Eind april/begin mei is de auditcommissie meegenomen in de bevindingen over geheel 2023.

De raad is middels twee informatieavonden geïnformeerd over de ontwikkelingen. De eerste in 2023 en een tweede op 22 mei 2024.

Overzicht
In onderstaand overzicht zijn de uitkomsten opgenomen.

Toelichting geconstateerde afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) groter dan € 250.000.

Begrotingsrechtmatigheid
Dit bestaat uit een onrechtmatigheid op investeringskredieten, waarbij een overschrijding is ontstaan op de begrote jaarschijf. De uitgaven blijven binnen het totale krediet. Doordat dit niet voldoende traceerbeer is vastgelegd, wordt dit aangemerkt als een begrotingsonrechtmatigheid.

De overige afwijkingen vallen binnen de afspraken, zoals opgenomen in artikel 12 van de financiële verordening.

Voorwaarden criterium
Onder het voorwaarden criterium vallen voornamelijk de rechtmatigheidsfouten die zijn geconstateerd tijdens het aanbestedingsproces. Op basis van de kadernota rechtmatigheid moeten wij verantwoording afleggen over twee aspecten van de aanbesteding: (1) afwijkingen van de gids proportionaliteit, maar niet leiden tot rechtmatigheidsfouten, (2) Onrechtmatige Europese aanbestedingen.

(1) Gids proportionaliteit
Op basis van de toetsing die is uitgevoerd is geconstateerd dat in 23% van de gevallen is afgeweken van de gids proportionaliteit. Dit wil zeggen dat er een ander aanbestedingsvorm is gekozen dan volgens de gids had gemoeten.

(2) Europese aanbestedingen
Op basis van een integrale controle op de juiste naleving van de Europese aanbestedingsregels is een bedrag van € 832.188 als fout geconstateerd. Dit betreffen in totaal 6 aanbestedingsdossiers.

Er wordt niet specifiek ingegaan op de betreffende aanbestedingen, vanwege het risico dat deze traceerbaar zijn, maar hieronder zijn de grootste fouten met een toelichting opgenomen.

Van 2 aanbestedingen was de fout ook in eerdere jaren geconstateerd. Bij 1 is er in het verleden bewust gekozen om een nieuwe aanbesteding pas later op te starten en eerst gebruik te maken van de verlengingsoptie. De andere betreft nog 3 maanden van onrechtmatige aanbesteding, waarna deze uitgaven rechtmatig zijn geworden.

Bij 1 aanbesteding is aan de raming onvoldoende aandacht besteed voor ontwikkelingen. Door extra diensten en hogere kosten door inflatie zijn de kosten boven de grens aan de Europese aanbesteding uitgekomen.

Bij een andere aanbesteding in de fysieke omgeving is door de raad, na klachten van inwoners een intensivering uitgevoerd. Hierdoor zijn de kosten uiteindelijk boven de raming en Europese aanbestedingsgrens gekomen.

Bij de andere twee bleven de jaarlijkse bedragen binnen de grenzen, maar zijn door stijgende kosten de grenzen in 2023 overschreden. In 2024 worden hiervoor aanbestedingen opgestart.

Aanbestedingsproces
Het aanbestedingsproces is meerdere jaren een aandachtspunt geweest. Een belangrijke stap om een verdere verbetering te realiseren is het inbedden en verstevigen van de inkooporganisatie binnen de gemeente. Ook zal de organisatieverbetering meer mogelijkheden bieden om het proces beter te beheersen.

M&O criterium
Bij het M&O-criterium is op basis van vraag en antwoorden een financiële rechtmatigheidsfout geconstateerd van 8,5 miljoen.

Voordat een beschikking wordt afgegeven in het kader van de participatiewet en de WMO moet de identiteit van de aanvrager worden vastgesteld. De uitgevoerde controle moet reproduceerbaar worden vastgelegd in het dossier. Als dit achteraf niet kan worden vastgesteld, dan leidt dit tot een financiële rechtmatigheidsfout. Tijdens de controles hebben wij geconcludeerd dat er onvoldoende aandacht is geschonken aan het juist vastleggen van de uitgevoerde controle, waardoor de rechtmatigheidsfout is ontstaan.

Er bestaat derhalve een kans dat er misbruik of oneigenlijk gebruik heeft plaatsgevonden van regelingen van de gemeente. Het risico dat dit misbruik of oneigenlijk gebruik zich daadwerkelijk heeft voorgedaan is (zeer) beperkt.

Om dit risico toch te beperken is de sturing op de naleving van het proces en de controle op de verslaglegging doorgevoerd. Ook wordt er gewerkt aan een oplossing in het digitale systeem waar de controle moet worden vastgelegd, zodat deze is te monitoren gedurende het jaar.