Balans en de toelichting

GRONDSLAGEN VOOR WAARDERING EN BEPALING VAN DE BATEN EN LASTEN

De jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).
Ook verwijzen wij naar het op 28 februari 2024 door de raad vastgestelde Normenkader 2023.

Grondslagen baten en lasten

In de programmarekening worden de baten en de lasten op dezelfde wijze gerangschikt als in de begroting. Zowel de baten als lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben (stelsel van baten en lasten). Het vereiste van toerekenen houdt in dat de gevolgen van transacties en andere gebeurtenissen in de administratie worden geboekt en in de jaarrekening verwerkt in de periode dat zij zich voordoen of waarop zij betrekking hebben (en niet wanneer geldmiddelen worden ontvangen of betaald).
Als baten en lasten worden niet aangemerkt de neutrale uitgaven en inkomsten, zoals BTW, ingehouden en af te dragen loonbelasting.
Uitzondering op de toepassing van het stelsel van baten en lasten vormen de ontvangen dividenden. Deze worden conform de richtlijnen Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) toegerekend aan het jaar waarin ze ontvangen worden (kasstelsel).
Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden voor de jaarlijks terugkerende arbeidskostengerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume worden sommige personele lasten echter toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt; daarbij moet worden gedacht aan componenten zoals ziektekostenpremie ten behoeve van gepensioneerden, overlopende vakantiegeld- en verlofaanspraken en dergelijke.

Grondslagen voor waardering balansposten

In de financiële verordening gemeente Zevenaar 2023, artikel 14, is opgenomen dat het beleid inzake activeren en afschrijven nader zal worden beschreven in de nota activerings- en afschrijvingsbeleid. Deze nota is voor de nadere uitwerking van het beleid van deze aspecten.

Voor deze nota en de actuele afschrijvingstabel verwijzen wij naar de Nota van activerings- en afschrijvingsbeleid 2022

Waardering
Waarderingsgrondslagen balansposten

Bij de waarderingsgrondslagen gaat het om de waardebepaling van activa en de regels die daarvoor gelden. Het gaat hierbij om de waardering van balansposten (bezittingen), en om een reëel beeld te krijgen van de vermogenspositie van de gemeente. Het BBV geeft strikte regels voor de waardering van activa. Hiermee wordt voorkomen dat financiële resultaten kunnen worden beïnvloed en anderzijds wordt bereikt dat financiële gegevens in de loop der tijd vergelijkbaar blijven.

De hoofdregel voor waardering van activa is opgenomen in artikel 63 van de BBV: activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend.

In Zevenaar worden activa gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs exclusief toegerekende uren gemeentelijk apparaat en overige indirecte kosten (overhead). Rente wordt niet geactiveerd.

Duurzame waardevermindering van vaste activa

In de loop der tijd kan de waarde van een actief zijn veranderd ten opzichte van de boekwaarde ervan op de balans. Herwaardering van activa (naar een hogere waarde) is niet toegestaan, omdat winst pas bij realisatie mag worden genomen. Afwaardering van activa wordt in de meeste gevallen eveneens niet toegestaan, waardering geschiedt immers tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs.

Onder bepaalde voorwaarden zijn bijzondere waardeverminderingen wel toegestaan of verplicht. Het betreft hier bijvoorbeeld waardeverminderingen als gevolg van wijzigingen in de levensduur als gevolg van schade of milieuvervuiling, wijziging van de bestemming en functie van het vastgoed. Een duurzame waardevermindering moet wel worden verwerkt in de balans door een extra afschrijving. De afwaardering vindt plaats onafhankelijk van het resultaat. Daarnaast is bepaald dat een actief dat buiten gebruik wordt gesteld, wordt afgewaardeerd op het moment van buiten gebruikstelling, indien de restwaarde lager is dan de boekwaarde. Bij vervanging van een niet afgeschreven investering, wordt de restant boekwaarde afgeboekt op het moment van vervanging.

Desinvestering activa

Op het moment dat een desinvestering plaatsvindt (bv. verkoop bedrijfsauto of sluiting kantoor), wordt de boekwinst of het boekverlies in het resultaat van het betreffende jaar verwerkt en niet verrekend met de verkrijgingsprijs van een nieuw actief. Het verrekenen is niet toegestaan op grond van het BBV.

Componentenbenadering

Investeringen in de openbare ruimte worden vaak gelijktijdig uitgevoerd (wegenonderhoud, inrichting groen, vervanging riool, aanleg openbare verlichting, aanleg parkeerplaatsen). Zowel de aanvraag voor het investeringsbudget als de uitbesteding gebeurt veelal in één krediet. Vooraf wordt de verdeelsleutel vastgelegd inzake de kosten. De werkelijke uitgaven worden met dezelfde verdeelsleutel verantwoord. In geval van substantieel meerwerk is extra budget nodig. Bij de aanvraag voor extra budget wordt aangegeven naar welke component(en) het meerwerk wordt toegerekend. Het BBV kent geen voorschriften voor Componentenbenadering.

WAARDERINGSGRONDSLAGEN BALANSPOSTEN

Algemeen

De activa zijn op basis  van de nota activerings -en afschrijvingsbeleid 2022 verwerkt. Het uitgangspunt is dat  alle activa lineair worden afgeschreven.

ALGEMEEN INVESTERINGEN
Onder investeren wordt verstaan het vastleggen van vermogen in objecten waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt. De investeringen worden op de balans verantwoord. De lasten voortvloeiende uit de investeringen in materiële vaste activa, zoals onderhoud, afschrijvingen, toegerekende rente en verzekeringen, behoren tot de jaarlijkse exploitatielasten. Onze gemeente heeft de financiële grens waarboven objecten als investeringen worden beschouwd gesteld op € 25.000..  
Bij een bestaand actief is sprake van een investering indien de uitgaven:

•  leiden tot een significante kwaliteitsverbetering; en/of;
•  leiden tot een levensduurverlenging; en/of ;
•  aanpassingen betreffen om te voldoen aan wet- en regelgeving (bijv. investeringen in een gebouw om te voldoen aan veiligheidsvoorschriften die invloed hebben op de waarde en de levensduur).

Wanneer uitgaven worden gedaan voor het behoud van de oorspronkelijke kwaliteit en levensduur van een actief, dan is er sprake van onderhoud.

INVESTERINGEN OP DE BALANS

Op de balans maken de investeringen in objecten voor eigen gebruik, die lang mee gaan, deel uit van de vaste activa en wel het onderdeel materiële vaste activa. Volgens artikel 35 BBV worden deze investeringen als volgt op de balans opgenomen:
 a. investeringen met een economisch nut;
 b. investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven;
c. investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut.
Investeringen voor (riool- en afvalstoffen)heffingen moeten apart op de balans worden opgenomen, omdat de regelgeving over de verslaggeving daarvan en de daaraan gerelateerde lasten tot onduidelijkheden in fiscale procedures hebben geleid. Mede gezien de juridische consequenties die een onjuiste kostentoerekening aan deze taken kan hebben, is deze categorie in het leven geroepen. De bedoelde heffing betreft ook rechten die op grond van artikel 229 lid 1a en b van de Gemeentewet geheven kunnen worden. Dit zijn rechten die maximaal kostendekkend mogen zijn, alleen besteed mogen worden aan het doel waarvoor de rechten zijn geheven en die ook een spaarbedrag voor vervanging van de betrokken activa mogen bevatten.

VASTE ACTIVA

Het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) onderscheidt de volgende soorten vaste activa:

1. Immateriële vaste activa;
2. Materiële vaste activa;

3. Financiële vaste activa.

Immateriële activa

De immateriële vaste activa worden onderverdeeld in:

• Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio;
• Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief;
• bijdragen aan vaste activa in eigendom van derden.

De gemeente heeft besloten, de kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio van geldleningen niet te activeren.
De kosten van onderzoek en ontwikkeling te verbinden aan een bepaald actief worden geactiveerd als zij aan bepaalde voorwaarden voldoen. De afschrijvingstermijn is dan maximaal 5 jaar Activering is niet dwingend voorgeschreven. De kosten kunnen eventueel volledig ten laste van de rekening van baten en lasten van het desbetreffende jaar worden gebracht.
De bijdragen aan activa in eigendom van derden worden geactiveerd als:

• er sprake is van een investering door een derde;
• de investering bij draagt aan de publieke taak;
• de derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals overeengekomen is;
• de bijdrage kan worden teruggevorderd, als de derde in gebrek blijft of onze gemeente recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering.

De immateriële en materiële activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals opgenomen in de nota activerings -en afschrijvingsbeleid. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht. Een saldo voor agio of disagio wordt lineair in 5 jaar afgeschreven.

Materiële vaste activa

Materiële vaste activa zijn stoffelijk van aard. Een uitzondering hierop is software en licenties op software voor onbepaalde duur die in een keer in rekening wordt gebracht.. Op grond van de stellige uitspraak in de Notitie Materiële Vaste Activa van de commissie BBV valt dit ook onder de materiële vaste activa (investeringen met een economisch nut).
Investeringsbijdragen van derden met een direct aantoonbare relatie en geen specifieke terugbetalingsverplichting worden in mindering gebracht op de uitgaven voor de betreffende investering.
Bij de waardering van de materiële vaste activa wordt in voorkomende gevallen rekening gehouden met een bijzondere vermindering van de waarde, indien deze naar verwachting duurzaam is.
Bij materiële vaste activa is het onderscheid van belang tussen activa met een economisch nut en activa in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut

Een investering met economisch nut :

• is verhandelbaar;
• kan bijdragen aan het genereren van middelen;
• moet geactiveerd worden (m.u.v. kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde).

Op investeringen met economisch nut wordt afgeschreven volgens afschrijvingstermijnen opgenomen in de Nota van activerings- en afschrijvingsbeleid 2022 .

In erfpacht uitgegeven percelen behoren tot de investeringen met een economisch nut en zijn gewaardeerd tegen de eerste uitgifteprijs (i.c. de waarde die bij eerste uitgifte als basis voor de canonberekening in aanmerking is genomen).
De BBV schrijft voor dat in de toelichting bij de materiële vaste activa wordt aangegeven welke activa in erfpacht zijn uitgegeven.

Een investering in de openbare ruimte met maatschappelijk nut :
Met het oog op een betere vergelijkbaarheid van de kosten, is in de nieuwe BBV de systematiek van activering en afschrijving voor alle investeringen met ingang van 2017 gelijk getrokken. Dit betekent dat alle investeringen met een maatschappelijk nut, evenals de investeringen met een economisch nut, worden geactiveerd en over de verwachte levensduur worden afgeschreven.
Een investering in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut:

• vervult een publieke taak;
• genereert geen middelen;
• moet met ingang van 2017 geactiveerd worden.

In onze gemeente vindt de afschrijving op de materiële vaste activa plaats in het jaar na gereed melding. Concreet betekent dit dat wordt gestart met afschrijven op het moment dat sprake is van een boekwaarde per 1 januari van een jaar.

Financiële vaste activa

Participaties in het aandelenkapitaal van NV’s en BV’s (“kapitaalverstrekkingen aan deelnemingen” in de zin van het BBV) zijn gewaardeerd tegen de verkrijgingsprijs van de aandelen. Indien de waarde van de aandelen onverhoopt structureel mocht dalen tot onder de verkrijgingsprijs zal afwaardering plaatsvinden. Tot dusver is een dergelijke afwaardering niet noodzakelijk gebleken. De actuele waarde ligt ruim boven de verkrijgingsprijs. De onder financiële vaste activa opgenomen leningen zijn onder te verdelen in verstrekte leningen aan woningbouwcoöperaties en overige verstrekte leningen. De leningen worden gewaardeerd tegen de nominale waarde verminderd met de aflossingen. De aflossingen van de leningen vinden plaats op basis van annuïteiten of op lineaire basis.
Tevens worden onder de financiële vaste activa verantwoord de bijdragen aan activa in eigendom van derden, zoals bijdragen in restauratiekosten, bijdragen achterpad verlichting, bijdragen in investeringen van sportverenigingen e.d. De voorwaarden die ervoor gelden om te mogen activeren zijn opgenomen in artikel 61 van het BBV. Belangrijk is dat de bijdrage teruggevorderd moet kunnen worden als de derde in gebreke blijft.

Vlottende activa

Op grond van de notitie Grondexploitaties is sprake van grondexploitaties als de gemeente, zoals de onze, een actief grondbeleid voert. Dat betekent dat de gemeente grond koopt, die bouw- en woonrijp maakt en weer verkoopt of in erfpacht uitgeeft aan ontwikkelaars, aannemers en particulieren.

Het startpunt van een Bouwgrond in exploitatie (BIE) is het raadsbesluit met de vaststelling van het grondexploitatiecomplex, inclusief grondexploitatiebegroting. Om risico's die samenhangen met lang lopende projecten te beperken mag de looptijd maximaal 10 jaar bedragen, Van deze looptijd mag alleen gemotiveerd worden afgeweken als deze is geautoriseerd door de raad en is voorzien van risico-beperkende beheersmaatregelen om onzekerheden en risico's te mitigeren (matigen).
De actualisatie van onze grondexploitatiecomplexen vindt jaarlijks door de gemeenteraad plaats.
Daarnaast is met ingang van 2016 de rentetoerekening aan de BIE beperkt. Er mag door onze gemeente maximaal een rentetoerekening plaats vinden van rente die de gemeente betaald over het vreemde vermogen (d.w.z. het gewogen gemiddelde percentage van de bestaande leningenportefeuille naar de verhouding vreemd/totaal vermogen) omdat geen sprake is van projectfinanciering. Dit rentepercentage voor 2023 is gebaseerd op de balansbedragen in de jaarrekening 2022 en is 1,177.

Vorderingen

Vorderingen worden, onder aftrek van eventuele voorzieningen wegens oninbaarheid, tegen de nominale waarde gewaardeerd.

Liquide middelen

Liquide middelen worden gewaardeerd tegen nominale waarde.

VASTE PASSIVA
Eigen vermogen

Onder het eigen vermogen zijn opgenomen algemene reserves en bestemmingsreserves evenals het saldo van de rekening van baten en lasten.

Voorzieningen

Onder de voorzieningen zijn opgenomen de op het moment van opstellen van de jaarrekening voorzienbare verplichtingen, verliezen en/of risico’s, voor zover de omvang hiervan redelijk is in te schatten. Voorzieningen worden gewaardeerd op het nominale bedrag van de betrokken verplichting c.q. het voorzienbare verlies (artikel 44 – BBV). Een uitzondering is de pensioenvoorziening. De pensioenvoorziening betreft de in eigen beheer opgebouwde verplichting voor (gewezen) wethouders. De pensioenvoorziening is berekend volgens de actuariële methode.
Voor de actuariële berekeningen zijn de volgende grondslagen gehanteerd:
Berekeningsdatum : 31 december 2023
Rekenrente : 3,16%
Sterftetafel : GBM/GBV 2016/2021 met leeftijdsterugstelling.
Voor gepensioneerden en niet-gepensioneerden zijn dezelfde grondslagen gehanteerd. In de berekeningen zijn de niet ingegane pensioenen herrekend naar de AOW-leeftijd (aan de hand van de huidige uitruilfactoren), zoals vermeld op de site van de SVB.
Voor een nadere toelichting per voorziening verwijzen wij naar het overzicht van voorzieningen die na de toelichting op de balans is opgenomen.
Met ingang van 2021 is het niet langer toegestaan in geval van achterstallig onderhoud, waarbij sprake is van kapitaalvernietiging en/0f onveilige situaties een termijn van 4 jaar te hanteren voor het vormen van en voorziening hiervoor. Er mag geen sprake zijn van een negatieve voorziening bij de jaarrekening dus is een eenmalige last ten gunste van deze voorziening noodzakelijk.

Langlopende schulden

Onder langlopende schulden zijn begrepen schulden met een oorspronkelijke looptijd van een jaar of langer. De schulden worden opgenomen tegen de nominale waarde verminderd met aflossingen.
Onder de langlopende schulden worden tevens opgenomen de door derden bij de gemeente belegde gelden.

Vlottende passiva

De posten opgenomen onder vlottende passiva worden tegen nominale waarde gewaardeerd.

Buiten de balans opgenomen Borg- en Garantstellingen

De door de gemeente gewaarborgde geldleningen zijn voor het totaal waarvoor de gemeente garant staat per einde boekjaar opgenomen. Voor een nadere toelichting verwijzen wij naar de Staat van gewaarborgde geldleningen en andere garantieverplichtingen die na de toelichting op de balans is opgenomen .

RECHTMATIGHEIDSVERANTWOORDING

De in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld op basis van de kaders zoals besloten in de financiële verordening en op basis van de kadernota rechtmatigheid. Dat betekent dat:

• De rechtmatigheidsverantwoording toeziet op de financiële rechtmatigheid van baten, lasten, balansmutaties alsmede de baten en lasten inzake de specifieke uitkeringen op grond van art. 17 Financiële-verhoudingswet;
• De financiële rechtmatigheid, het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium omvat:

- Voor het voorwaardencriterium bestaat de norm uit het normenkader zoals op 28 februari 2024 door de raad is vastgesteld;
- Voor het begrotingscriterium geldt dat alle overschrijdingen van lasten en investeringskredieten onrechtmatig, waarbij voor een aantal scenario’s in de financiële verordening is beschreven wanneer deze overschrijdingen acceptabel zijn.
Voor over-en onderschrijdingen van baten, onderschrijdingen van lasten en onderschrijdingen van investeringskredieten geldt dat deze als onrechtmatig zijn aangemerkt indien ze niet tijdig aan de raad zijn gemeld.
- Ten aanzien van het M&O criterium is de nota M&O beleid van onze organisatie leidend bij het voorkomen en opsporen van misbruik en oneigenlijk gebruik. Omdat alleen bij misbruik sprake is van een onrechtmatigheid zijn eventuele gevallen van misbruik (mits cumulatief met andere fouten of onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens) opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.

• De rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld binnen de kaders van de kadernota rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV alsmede onze eigen financiële verordening. Dit betekent dat:

- Een verantwoordingsgrens van 3 % (zijnde € 5.445.000) is gehanteerd waarboven cumulatieve fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen;
- Een rapporteringstolerantie van € 250.000 is gehanteerd waarboven fouten en onduidelijkheden in de paragraaf bedrijfsvoering worden opgenomen.